Connecteurs Veeva Copilot : Guide d'intégration de Microsoft Graph M365

Résumé Exécutif

Les connecteurs Microsoft 365 Copilot pour Veeva Vault (PromoMats, QualityDocs et Vault RIM) représentent une intégration stratégique entre les outils de productivité basés sur l'IA de Microsoft et la plateforme de gestion de contenu pour les sciences de la vie de Veeva. Ces connecteurs officiels préconfigurés permettent aux organisations d'ingérer des documents promotionnels, de qualité et réglementaires non structurés depuis Veeva Vault dans Microsoft Graph. Une fois indexés, ces documents deviennent recherchables et accessibles via les applications Microsoft 365 (par exemple, Teams, applications Office) et particulièrement au sein de Microsoft 365 Copilot. L'intégration débloque la compréhension sémantique des données spécifiques au domaine, permettant à Copilot de générer des informations, des résumés et des résultats exploitables basés sur le contexte, ancrés dans un contenu réglementaire et marketing validé (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

Les principaux avantages incluent une découverte et une réutilisation des connaissances améliorées – par exemple, l'étiquetage et le résumé assistés par l'IA réduisent le temps passé à rechercher dans le contenu du coffre-fort, tout en préservant la conformité en respectant le modèle d'autorisations intégré de Veeva (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Les équipes marketing et affaires médicales peuvent exploiter Copilot pour rédiger des supports promotionnels conformes (« contenu personnalisé pour les interactions client… basé sur des documents de recherche dans PromoMats » (Source: learn.microsoft.com), tandis que les équipes qualité et réglementaires peuvent rapidement examiner les POS, suivre les délais de soumission et préparer les réponses aux audits. Les données de l'industrie soulignent l'impact : Veeva rapporte jusqu'à une augmentation de 50 % de la rapidité de mise sur le marché et un gain de 40 % en réutilisation du contenu lors de l'utilisation de sa solution PromoMats (Source: www.veeva.com), suggérant que l'ajout d'outils d'IA générative à ces coffres-forts pourrait accélérer davantage les flux de travail. Plus de 250 organisations (dont 12 des 20 plus grandes entreprises pharmaceutiques mondiales) utilisent Veeva Vault RIM pour les soumissions réglementaires (Source: www.veeva.com), et plus de 450 entreprises biopharmaceutiques s'appuient sur Vault PromoMats (Source: www.veeva.com), indiquant une large base d'utilisateurs potentiels pour les gains de productivité générés par Copilot.

En résumé, en reliant Veeva Vault à l'écosystème d'IA et de recherche de Microsoft, ces connecteurs promettent de rationaliser le cycle de vie du contenu dans les domaines promotionnel, qualité et réglementaire. Ils offrent aux utilisateurs une assistance IA contextuelle étayée par des données faisant autorité, permettant une conformité plus rapide, une collaboration améliorée et une prise de décision mieux éclairée. Ce rapport examine en profondeur le contexte, les fonctionnalités et les implications de ces connecteurs Copilot, en s'appuyant sur la documentation officielle, les données de l'industrie et les analyses d'experts pertinentes.

Introduction et Contexte

L'industrie des sciences de la vie connaît une transformation numérique rapide, avec l' intelligence artificielle (IA) jouant un rôle de plus en plus central dans l'amélioration de l'efficacité et de la conformité. Selon une enquête de 2024, 75 % des cadres supérieurs des entreprises des sciences de la vie avaient mis en œuvre l'IA dans leurs opérations au cours des deux années précédentes, et 86 % prévoyaient de le faire au cours des deux prochaines années (Source: www.axios.com). Cependant, de nombreuses organisations manquent encore de gouvernance formelle de l'IA – par exemple, seulement environ la moitié ont des procédures opérationnelles standard pour l'IA ou mènent des audits réguliers (Source: www.axios.com). Dans ce contexte, les solutions qui ancres les outils d'IA dans un contenu validé et réglementé sont particulièrement précieuses, car elles contribuent à garantir l'exactitude et la conformité dans des flux de travail hautement réglementés.

Veeva Systems est un fournisseur de premier plan de logiciels basés sur le cloud pour l'industrie mondiale des sciences de la vie. Sa plateforme Vault est utilisée par des centaines d'entreprises pour gérer le contenu réglementé. Par exemple, début 2021, plus de 250 organisations (dont 12 des 20 plus grandes entreprises pharmaceutiques mondiales) avaient adopté Veeva Vault RIM pour la gestion de l'information réglementaire de bout en bout (Source: www.veeva.com). De même, Vault PromoMats (pour la gestion du cycle de vie du contenu promotionnel) et Vault QualityDocs (pour la documentation qualité et de fabrication) sont utilisés par des dizaines à des centaines de clients. Veeva rapporte que plus de 450 entreprises biopharmaceutiques s'appuient sur Vault PromoMats pour une gestion de contenu conforme (Source: www.veeva.com) (Source: www.veeva.com), et QualityDocs compte plus de 100 clients (principalement dans le secteur des technologies médicales) l'utilisant comme source unique de vérité pour les documents réglementés GxP (Source: www.veeva.com). Ces applications Veeva aident les entreprises à automatiser les tâches de conformité (par exemple, 21 CFR Part 11, normes IDMP pour RIM, GxP pour la qualité, ou réglementations sur les médicaments, l'étiquetage et la publicité dans PromoMats) et à réduire la dépendance aux processus manuels (Source: www.veeva.com) (Source: www.veeva.com).

Microsoft 365 Copilot est un assistant basé sur l'IA intégré aux applications Microsoft 365 (Word, Teams, etc.) qui peut répondre aux questions, générer du contenu et analyser des données à l'aide de l'apprentissage profond. Pour fonctionner efficacement, Copilot s'appuie sur l'accès aux données d'entreprise : il interagit avec les informations via Microsoft Graph, le tissu de données de l'écosystème M365. Les connecteurs Microsoft Graph (également appelés connecteurs Copilot) sont un cadre pour ingérer du contenu tiers dans Graph, rendant les documents et métadonnées externes recherchables et utilisables par Copilot. Microsoft a développé de nombreux connecteurs préconfigurés pour des services largement utilisés (Salesforce, ServiceNow, etc.) (Source: learn.microsoft.com), et les connecteurs Veeva Vault font partie de cette initiative, développés en collaboration avec Veeva. En effet, Microsoft note que le connecteur PromoMats a été « développé par Microsoft avec les meilleures pratiques et le soutien de Veeva », assurant une indexation robuste des documents, des métadonnées, des statuts d'approbation et des historiques de versions (Source: learn.microsoft.com).

Le tableau 1 ci-dessous résume les produits Veeva Vault essentiels et leurs rôles, illustrant le contexte des connecteurs Copilot.

Tableau 1 : Aperçu des applications Veeva Vault pertinentes pour l'intégration de Copilot (données issues des publications Veeva).

Chacun des modules Vault ci-dessus contient de grands volumes de documents non structurés et de métadonnées essentielles à différentes parties prenantes (par exemple, les spécialistes du marketing, les réviseurs médicaux, les affaires réglementaires, l'assurance qualité). Cependant, ce contenu est traditionnellement cloisonné : accessible uniquement à ceux qui utilisent l'interface utilisateur de Vault ou des solutions ponctuelles intégrées. Les connecteurs Copilot de Microsoft visent à briser ces silos en affichant le contenu de Vault dans les outils M365 familiers. En termes pratiques, une fois qu'un connecteur Vault est configuré, le référentiel Vault spécifié est exploré et indexé dans Microsoft Graph. Copilot (et Microsoft Search) peut alors récupérer et raisonner sur ces données en réponse aux invites de l'utilisateur – un peu comme effectuer une recherche sémantique à travers toutes les connaissances de l'entreprise (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

Microsoft 365 Copilot et les connecteurs Graph

Pour apprécier l'importance des connecteurs Veeva, il est utile de comprendre comment Microsoft 365 Copilot exploite les données externes. Microsoft Graph est une couche de données unifiée qui connecte les services Microsoft 365 aux sources de données externes. Un connecteur Graph ingère du contenu dans l'index Graph : il explore les données externes (documents, pages, enregistrements), extrait les éléments et les métadonnées, et les rend recherchables via Microsoft Search et Copilot. Selon Microsoft, « les connecteurs Copilot fournissent une plateforme pour ingérer vos données métier non structurées dans Microsoft Graph, afin que Microsoft 365 Copilot puisse raisonner sur l'intégralité de votre contenu d'entreprise. » (Source: learn.microsoft.com) Cela permet à Copilot d'ancrer les réponses génératives dans les données d'entreprise réelles. Par exemple, si un utilisateur pose une question à Copilot, celui-ci peut récupérer les documents pertinents via Graph, puis utiliser ces documents comme contexte pour une réponse générée par l'IA.

L'indexation sémantique est cruciale pour cette approche. Lorsque le contenu est ingéré par un connecteur Copilot, il n'est pas seulement recherché par mots-clés ; il est traité pour comprendre le sens, les relations et le contexte. Microsoft souligne que l'indexation sémantique « améliore la correspondance des requêtes de recherche avec le contenu », « améliore les résultats de recherche au-delà des correspondances exactes de mots-clés » et prend en charge les requêtes nécessitant une compréhension contextuelle (Source: learn.microsoft.com). Le résultat est que Copilot peut répondre à des requêtes complexes en langage naturel en synthétisant les informations des documents indexés. Par exemple, dans une réponse de Copilot, l'utilisateur peut voir des citations intégrées au texte avec des liens vers le contenu original de Vault. Comme le note l'aperçu de Microsoft, « les utilisateurs peuvent survoler les citations intégrées au texte dans les réponses de Copilot pour obtenir un aperçu de l'élément externe référencé », ou cliquer sur un lien en bas de la réponse pour approfondir le document source (Source: learn.microsoft.com). Cette fonctionnalité de citation améliore la transparence et la confiance, en montrant exactement quels documents Vault l'IA a utilisés pour former ses réponses.

Les connecteurs Copilot garantissent également la sécurité et la conformité des données indexées. Par conception, les connecteurs respectent les listes de contrôle d'accès (ACL) de la source. Les connecteurs Veeva, par exemple, « intègrent les modèles [d'autorisations] de Vault pour garantir que les utilisateurs n'accèdent qu'au contenu autorisé » (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). En pratique, cela signifie que si un document Vault est restreint à certains rôles ou unités commerciales, il n'apparaîtra dans Copilot que pour ces mêmes utilisateurs autorisés. Les administrateurs peuvent également configurer le mappage d'identités si nécessaire, afin que les identités Microsoft Entra s'alignent avec les ID fédérés de Vault. Ainsi, les documents sensibles de propriété intellectuelle pharmaceutique et de conformité ne sont pas exposés par inadvertance via Copilot au-delà de leur public cible.

Au-delà de la recherche, les connecteurs Copilot peuvent alimenter les Agents Copilot (également appelés Copilots ou Agents Bot Assistants) avec des données externes. Ce sont des flux de travail automatisés qui peuvent effectuer des tâches de manière proactive (par exemple, la planification, la saisie de données) en interagissant avec Microsoft Graph et les API externes. Par exemple, Microsoft a démontré des agents Copilot capables de résumer des messages ou d'attribuer des tâches dans Teams ( www.windowscentral.com. Avec les connecteurs Veeva en place, de tels agents pourraient exploiter les données de Vault – par exemple, un agent des affaires réglementaires pourrait vérifier automatiquement les délais de soumission à venir à l'aide des données de Vault RIM, ou un agent Qualité pourrait signaler une révision de POS en retard à la direction. L'écosystème Microsoft 365 comprend désormais un Magasin d'Agents pour publier de telles capacités, signalant un large intérêt pour les agents IA en tant que « membres d'équipe collaboratifs » à travers les flux de travail (Source: www.windowcentral.com).

En résumé, les connecteurs Microsoft 365 (connecteurs Graph) sont un moyen intentionnel d'étendre les connaissances de Copilot au contenu d'entreprise externe. Comme l'explique une documentation Microsoft, en ingérant les données métier dans Graph, les organisations permettent à « Microsoft 365 Copilot [de] raisonner sur l'intégralité de votre contenu d'entreprise », alimentant non seulement le chat Copilot, mais aussi Microsoft Search et le Score de Productivité (Source: learn.microsoft.com). Cela offre une expérience unifiée assistée par l'IA : un spécialiste du marketing, un ingénieur qualité ou un spécialiste des affaires réglementaires peut désormais poser des questions en langage naturel à Copilot sur ses documents Veeva (qui auparavant ne résidaient que dans Vault) et obtenir des réponses immédiates et citées.

Connecteurs Copilot Veeva Vault – Fonctionnalités et Capacités

Les connecteurs Copilot Veeva PromoMats, QualityDocs et Vault RIM sont des connecteurs Microsoft officiels (actuellement en préversion à la mi-2025 (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Ils doivent être déployés par un administrateur Microsoft 365 via le Centre d'administration Microsoft 365, de manière similaire aux autres connecteurs Graph. Chaque connecteur est adapté à son type de contenu Vault, mappant les champs de métadonnées pertinents et respectant le modèle d'autorisations de Vault. Les connecteurs sont développés « par Microsoft avec les meilleures pratiques et le support de Veeva », garantissant que la logique spécifique à Vault (telle que les statuts de cycle de vie, les flux de travail d'approbation et les métadonnées comme les balises de produit ou régionales) est correctement indexée (Source: learn.microsoft.com).

Ci-dessous, nous mettons en évidence les aspects clés et les avantages de chaque connecteur, basés sur la documentation officielle de Microsoft pour les versions en préversion :

Connecteur Copilot Microsoft 365 Veeva PromoMats

Présentation : Le connecteur PromoMats indexe les supports marketing promotionnels (actifs publicitaires, documents de revendication, contenu numérique, etc.) d'un référentiel Veeva Vault PromoMats dans Microsoft Graph (Source: learn.microsoft.com). Une fois ingéré, ce contenu devient consultable et utilisable dans M365. Il est important de noter que le connecteur « intègre le modèle d'autorisations intégré de Vault PromoMats » afin que « les utilisateurs ne [voient] que le contenu autorisé » (Source: learn.microsoft.com). Cela aide les équipes marketing et des affaires médicales à maintenir la cohérence de la marque et la conformité, car seul le contenu à jour et approuvé est affiché.

Principaux avantages listés : Les directives officielles énumèrent ces avantages principaux pour PromoMats :

• Gestion et récupération de contenu améliorées : Le balisage et les suggestions de recherche basés sur l'IA aident les utilisateurs à trouver plus facilement les documents pertinents (Source: learn.microsoft.com).
• Réutilisation et localisation de contenu assistées par l'IA : Copilot peut suggérer des supports existants ou des traductions pour de nouveaux marchés, accélérant les activités d'exploitation et de maintenance (Source: learn.microsoft.com).
• Examen et résumé complets des documents : L'IA générative vérifie la grammaire/sémantique et valide les exigences de conformité dans les ébauches de supports promotionnels (Source: learn.microsoft.com).

De plus, en indexant le contenu de PromoMats dans Graph, Copilot (ou tout outil de collaboration M365) peut répondre à des questions telles que « Montrez-moi les récentes revendications promotionnelles approuvées pour [Médicament X] » ou « Quels sont les mots-clés les plus courants dans nos rapports de terrain ». Un tableau récapitulatif d'exemples d'invites Copilot (dérivées de la documentation de Microsoft) est présenté ci-dessous :

Tableau 2 : Exemples d'invites pour Microsoft Copilot utilisant les données PromoMats indexées (telles que fournies par la documentation Microsoft (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Celles-ci illustrent comment les équipes marketing peuvent demander à Copilot de générer ou d'organiser du contenu promotionnel à l'aide des données Vault.

Capacités : Le connecteur PromoMats permet à Copilot, par exemple, de générer des résumés de campagnes promotionnelles ou de documents de revendications clés (Source: learn.microsoft.com), d'améliorer la recherche des actifs promotionnels et de fournir des suggestions basées sur l'IA pour la génération de contenu (par exemple, la rédaction d'un e-mail ou d'une brochure HTML à partir de modèles Vault (Source: learn.microsoft.com). En « rationalisant la préparation du contenu et son utilisation sur le terrain », le connecteur peut réduire le délai de mise sur le marché des nouveaux supports, s'alignant sur les affirmations de Veeva concernant des lancements de produits plus rapidesα (Source: www.veeva.com). Toute l'indexation respecte le versioning et le statut d'approbation de Vault, de sorte que seules les dernières versions approuvées des documents apparaissent dans Copilot (les versions plus anciennes ne sont pas affichées (Source: learn.microsoft.com). Le connecteur prend en charge les fichiers Microsoft Office, les PDF et les documents textuels (mais pas les images, les vidéos ou les graphiques numérisés) (Source: learn.microsoft.com). En pratique, les administrateurs peuvent ajuster le calendrier de synchronisation (par défaut, exploration incrémentielle toutes les 15 minutes, exploration complète quotidienne) et la portée (indexer uniquement des dossiers ou des champs spécifiques) pour répondre aux besoins de leur organisation (Source: learn.microsoft.com).

Connecteur Copilot Microsoft 365 Veeva QualityDocs

Présentation : Le connecteur QualityDocs indexe le contenu de Veeva Vault QualityDocs, qui est le référentiel des documents de qualité, de fabrication et de conformité contrôlés (procédures opératoires standard, dossiers de lots, politiques, etc.) (Source: www.veeva.com). Comme le connecteur PromoMats, il respecte les ACL de Vault : il « garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent voir ou interagir avec les documents pertinents » (Source: learn.microsoft.com). Ceci est essentiel dans les environnements réglementés (par exemple, les contextes de formation et d'audit BPF/GxP). Une fois indexé, le contenu QualityDocs est accessible via Copilot et la recherche M365.

Principaux avantages listés : Les avantages décrits du connecteur QualityDocs incluent :

• Gestion et récupération centralisées des documents qualité : La recherche sémantique, les filtres et les suggestions de requêtes aident les utilisateurs à localiser rapidement les procédures opératoires standard (POS) ou les actions correctives et préventives (CAPA) pertinentes (Source: learn.microsoft.com). Cela peut considérablement réduire le temps nécessaire pour rassembler les documents pour les audits ou le contrôle des changements.
• Conformité et préparation aux audits assistées par l'IA : Copilot peut analyser les documents indexés pour identifier les lacunes, comparer les révisions et même rédiger des réponses aux requêtes réglementaires (par exemple, des inspecteurs) basées sur le contenu existant (Source: learn.microsoft.com).
• Examen, approbation et formation des documents rationalisés : La synthèse automatisée et les vérifications linguistiques (pour la clarté, la grammaire, la terminologie) accélèrent les cycles d'examen, tout en garantissant le respect des normes de qualité (Source: learn.microsoft.com).

Des exemples d'invites illustrent comment les équipes qualité pourraient utiliser Copilot une fois QualityDocs indexé. Par exemple, Copilot pourrait « Résumer les points clés et les changements d'une procédure opératoire standard récemment révisée » ou « Rédiger une révision de la procédure de validation du nettoyage basée sur nos procédures existantes et les récentes conclusions d'audit » (Source: learn.microsoft.com). Le tableau 3 présente des exemples de requêtes :

Tableau 3 : Exemples d'invites pour Microsoft Copilot utilisant les données QualityDocs indexées (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Celles-ci illustrent comment les équipes qualité/réglementaires pourraient demander à Copilot d'analyser ou de générer des documents liés aux BPF/GxP à l'aide du contenu Vault.

Étant donné que QualityDocs est souvent lié à des preuves de formation et d'audit, son intégration dans Copilot peut également améliorer la traçabilité. Par exemple, un responsable de la formation pourrait demander à Copilot de préparer une présentation (« Préparez une présentation de formation basée sur les rôles en utilisant les politiques, les POS et les instructions de travail connexes de Veeva QualityDocs (Source: learn.microsoft.com) »), évitant ainsi l'assemblage manuel du contenu. Le contenu QualityDocs inclus dans Graph permet des références croisées avec les e-mails et les discussions Teams dans Copilot, offrant une « source unique de vérité » pour le matériel qualité (Source: learn.microsoft.com). Comme pour PromoMats, l'indexation n'inclut que les fichiers textuels ; les images ou vidéos (par exemple, les diagrammes ou les formations enregistrées) ne sont pas actuellement traitées (Source: learn.microsoft.com).

Connecteur Copilot Microsoft 365 Veeva Vault RIM (Réglementaire)

Présentation : Le connecteur Vault RIM indexe les documents de soumission réglementaire et de conformité de Veeva Vault RIM dans Graph (Source: learn.microsoft.com). Vault RIM gère les enregistrements de produits, les soumissions aux autorités de santé, les dossiers publiés et la correspondance associée. En ajoutant le contenu RIM à Copilot, les équipes des affaires réglementaires et médicales peuvent interroger les historiques de soumission et les artefacts de conformité à travers l'entreprise. Le connecteur utilise également le modèle d'autorisations de Vault, de sorte que les dossiers réglementaires confidentiels ne sont visibles que par les utilisateurs autorisés (Source: learn.microsoft.com).

Principaux avantages listés : Selon la documentation, le connecteur RIM offre :

• Gestion et récupération de contenu améliorées : Copilot suggère des balises pour les soumissions et facilite la recherche dans les documents réglementaires, rendant les informations de conformité plus faciles à trouver (Source: learn.microsoft.com).
• Réutilisation et localisation de contenu assistées par l'IA : Pour les dépôts multinationaux, Copilot peut adapter le contenu pour différentes autorités de santé ou juridictions (par exemple, en identifiant des soumissions passées similaires) (Source: learn.microsoft.com).
• Examen et résumé complets des documents : L'outil d'IA peut vérifier la grammaire/sémantique du texte réglementaire et assurer une conformité à jour, et résumer les longues soumissions pour mettre en évidence les principaux résultats réglementaires (Source: learn.microsoft.com).

Des exemples d'invites Copilot pour les tâches RIM incluent la génération de tableaux de bord et de listes de contrôle à partir de vos données Vault. Par exemple, Copilot pourrait « Générer un résumé des récentes soumissions réglementaires par région » ou « Créer une chronologie des soumissions et approbations historiques pour un produit spécifique » (Source: learn.microsoft.com). Le tableau 4 présente des exemples de requêtes :

Tableau 4 : Exemples d'invites pour Microsoft Copilot utilisant les données Vault RIM indexées (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Celles-ci illustrent comment les spécialistes des affaires réglementaires peuvent demander à Copilot d'analyser le statut des soumissions et les documents de conformité.

L'indexation du contenu RIM permet à Copilot de rationaliser les cycles de vie des soumissions. Par exemple, un collaborateur pourrait demander à Copilot de « Générer une liste de contrôle de documents : lister tous les documents requis pour une prochaine soumission réglementaire » (Source: learn.microsoft.com), Copilot s'appuyant sur les dossiers existants stockés dans Vault. En « référençant les soumissions réglementaires existantes » (Source: learn.microsoft.com), Copilot aide à éviter le travail en double (par exemple, la réutilisation de fiches de données de sécurité approuvées) et permet aux équipes de suivre les approbations plus efficacement, réduisant potentiellement les délais en consolidant les connaissances des dépôts passés. Les limitations sont les mêmes que pour les autres connecteurs : seuls les formats texte/PDF pris en charge sont entièrement indexés, et les fichiers très volumineux (>4 Mo) ne sont que partiellement indexés (Source: learn.microsoft.com).

Configuration et sécurité

Chaque connecteur Veeva est configuré via le Centre d'administration Microsoft 365 par un administrateur de locataire (voir la documentation Microsoft Gérer votre connecteur). Les étapes de configuration clés incluent :

• Enregistrer une application Microsoft Entra (Azure AD) : Le système utilise OAuth/OIDC pour l'authentification. Vous enregistrez une application, obtenez un ID client/secret et définissez les URI de redirection comme spécifié (par exemple, https://gcs.office.com/v1.0/admin/oauth/callback pour les locataires commerciaux) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

• Configurer le profil OAuth de Vault : Dans Veeva Vault (PromoMats, QualityDocs ou RIM), créez un profil OAuth/OpenID Connect pointant vers Azure AD en tant que serveur d'autorisation. Utilisez le point de terminaison de métadonnées bien connu de Microsoft (https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/v2.0/.well-known/openid-configuration) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Cela établit une relation de confiance afin que Vault reconnaisse le jeton OAuth de Microsoft comme authentification.

• Attribuer une politique utilisateur : Créez ou mettez à jour une politique de sécurité Vault pour permettre à l'utilisateur lié à Azure AD d'utiliser l'API/REST (et l'API « file staging » de Vault). Attribuez cette politique à un utilisateur Vault (souvent l'administrateur Vault) que le connecteur impersonnifiera lors de l'exploration du contenu (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

• Configurer le connecteur dans l'administration M365 : Dans le Centre d'administration Microsoft 365, sous Recherche et intelligence > Recherche Microsoft > Sources de données, sélectionnez « Ajouter un connecteur » et choisissez le connecteur Veeva dans la galerie. Fournissez l'URL de Vault (par exemple, https://<votre-vault>.veevavault.com), les détails OAuth d'Azure AD (ID de locataire, ID client, secret) et, éventuellement, les paramètres de mappage d'identité (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Pour le contenu Vault, les administrateurs choisissent généralement le mappage « Non-ME-ID » afin que les utilisateurs externes (par e-mail) soient mappés aux ID fédérés de Vault, garantissant ainsi l'alignement des listes de contrôle d'accès (ACL) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

• Tester et déployer : Le nouveau connecteur peut être exécuté immédiatement ou selon un calendrier. Il est recommandé de « déployer auprès d'un public limité » dans un premier temps, en validant que l'indexation et les autorisations se comportent comme prévu (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Le calendrier de synchronisation par défaut est une exploration incrémentielle toutes les 15 minutes et une exploration complète quotidienne (personnalisable) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). Les administrateurs peuvent consulter l'état du connecteur et les rapports d'exploration sur la page des connecteurs M365.

Tout au long de ce processus, la sécurité est primordiale. Le connecteur n'indexe que le contenu que l'utilisateur Vault désigné peut voir. Si l'option « Respecter les autorisations Veeva Vault » est activée (par défaut), les résultats de Copilot n'affichent que les éléments visibles par l'utilisateur qui effectue la requête (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com). (Alternativement, les administrateurs pourraient choisir d'autoriser tous les utilisateurs à voir tout le contenu indexé, mais cela n'est pas recommandé en raison des risques réglementaires.) De plus, le connecteur lui-même ne nécessite aucun accès en lecture/écriture ; il extrait les données et les métadonnées dans Graph, et Copilot fonctionne sur des connaissances en lecture seule. Microsoft souligne que les connecteurs « suivent l'approche complète de Microsoft en matière de sécurité, de conformité et de confidentialité » (Source: techcommunity.microsoft.com), ce qui signifie que les données restent protégées sous le contrôle du locataire et sont soumises aux politiques de conformité de l'organisation (par exemple, rétention des données, chiffrement) sur Graph. Ceci est particulièrement critique pour les données des sciences de la vie, qui sont souvent des propriétés intellectuelles sensibles dans les matériaux de développement et de marketing, et soumises à des réglementations telles que le RGPD, la HIPAA ou la gouvernance émergente de l'IA.

Analyse des données et discussion basée sur des preuves

Impact sur la productivité et la conformité

Bien que ces connecteurs Veeva-Microsoft soient nouveaux, nous pouvons nous appuyer sur des données connexes pour évaluer leur valeur potentielle. Les propres références de Veeva mettent en évidence des gains d'efficacité significatifs grâce aux plateformes de contenu intégrées. Par exemple, les clients utilisant Vault PromoMats ont signalé en moyenne une augmentation de 50 % de la rapidité de mise sur le marché pour le contenu promotionnel et une augmentation de 40 % de la réutilisation du contenu (Source: www.veeva.com). En intégrant le contenu PromoMats dans Copilot, les organisations peuvent amplifier ces gains : la recherche et la génération automatisées par l'IA devraient raccourcir davantage les cycles de création de contenu et garantir que les représentants sur le terrain utilisent des actifs conformes et à jour. Par exemple, une équipe marketing pourrait demander à Copilot de rédiger des e-mails promotionnels ou des présentations en faisant des références croisées au contenu de Vault, économisant ainsi des heures de rédaction manuelle.

Dans les domaines réglementés, la réduction du travail manuel a des implications en termes de coûts. Les équipes des affaires réglementaires s'appuient traditionnellement sur des feuilles de calcul et des systèmes cloisonnés pour suivre les soumissions ; le connecteur Vault RIM promet d'automatiser une partie de cela. Le rapport 2021 de Veeva a noté que « Vault RIM élimine la dépendance aux feuilles de calcul et aux processus manuels afin que les équipes réglementaires puissent obtenir la bonne information à la bonne personne au bon moment » (Source: www.veeva.com). En combinant cela avec les capacités génératives de Copilot, on pourrait émettre l'hypothèse d'améliorations spectaculaires. Par exemple, si les coordinateurs réglementaires utilisent Copilot pour générer instantanément une liste de contrôle de soumission ou un résumé de conformité (tâches qui pourraient autrement prendre des jours), ils peuvent réaffecter leurs efforts à une stratégie à plus forte valeur ajoutée. Les preuves du monde réel concordent avec cela : lors d'une récente conférence de l'industrie pharmaceutique, des dirigeants ont noté que les projets pilotes d'IA (par exemple, un modèle d'IA pour accélérer la génération de rapports de sécurité des médicaments) réduisaient déjà de plusieurs jours les tâches de conformité de routine (Source: www.reuters.com). Un flux de travail piloté par COPILOT et basé sur ces soumissions pourrait de même accélérer les résultats réglementaires.

La littérature juridique et de conformité souligne également l'importance d'une utilisation contrôlée de l'IA dans les sciences de la vie. Le contenu généré par l'IA (comme les résumés de Copilot) peut lui-même nécessiter une gouvernance, en particulier dans le cadre des nouvelles réglementations sur l'IA (Source: www.reuters.com). Les connecteurs atténuent certains risques en s'approvisionnant à partir de documents vérifiés : les réponses de Copilot sont ancrées dans le contenu de Vault (avec des citations (Source: learn.microsoft.com), réduisant ainsi les « hallucinations ». Cependant, les entreprises devraient toujours établir des politiques. Notamment, Axios a constaté que de nombreuses entreprises des sciences de la vie manquent de politiques d'IA : seulement environ 53 % ont des procédures standard et environ 51 % effectuent des audits d'IA (Source: www.axios.com). Les organisations déployant ces connecteurs devraient s'appuyer sur les cadres réglementaires existants (21 CFR Part 11, procédures BPD R, etc.) pour gérer les résultats de l'IA. Par exemple, un contrôle des modifications pourrait exiger que tout document généré par Copilot soit examiné par un expert en la matière (SME), ou qu'un enregistrement des invites et des sorties de Copilot soit stocké (faisant écho aux appels récents à la préservation des invites d'IA (Source: www.reuters.com)).

Avantages qualitatifs et cas d'utilisation

Au-delà des métriques, les connecteurs soutiennent plusieurs résultats stratégiques :

• Connaissances unifiées à travers les silos : Les entreprises des sciences de la vie sont souvent confrontées à des données fragmentées (les équipes R&D, réglementaires et commerciales utilisent chacune des plateformes différentes). En rendant le contenu de Vault découvrable via Microsoft Search/Copilot, les employés peuvent voir des informations connexes entre les départements. Par exemple, un attaché scientifique médical pourrait interroger Copilot sur les allégations promotionnelles d'un médicament (PromoMats) et visualiser simultanément les données de qualité clinique pertinentes (QualityDocs) et l'historique des soumissions (Vault RIM) dans une seule réponse, une vue holistique auparavant impossible avec un seul outil (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

• Autonomisation des équipes distribuées : Les effectifs pharmaceutiques sont très mondiaux et souvent à distance. L'intégration du contenu Veeva dans Copilot signifie que les équipes travaillant dans Teams ou Outlook peuvent exploiter les connaissances de Vault sans changer de contexte. Par exemple, un représentant commercial préparant une réunion avec un médecin pourrait demander à Copilot (dans Teams) de « Résumer les approbations récentes ou les changements d'étiquette pour le Médicament X en Europe » et obtenir un briefing instantané basé sur les documents Vault RIM. Cela répond aux besoins commerciaux en matière d'intelligence à la demande : des assistants IA « prêts pour le mobile » qui connaissent les données SECure de l'entreprise.

• Conformité continue : Dans les domaines de la qualité et de la réglementation, le maintien d'une documentation « prête pour l'audit » est crucial. Le connecteur QualityDocs met explicitement en évidence l'efficacité de l'audit : « Les suggestions de recherche basées sur l'IA et l'enrichissement des métadonnées aident les utilisateurs à trouver plus rapidement les SOP, les instructions de travail, les politiques et les enregistrements de lots, réduisant ainsi le temps de préparation de l'audit » (Source: learn.microsoft.com). De même, le connecteur RIM permet de générer des « Modifications d'audit : Résumer les modifications apportées à un produit spécifique… pour une utilisation lors d'un audit réglementaire » (Source: learn.microsoft.com). Ces fonctionnalités peuvent réduire l'effort manuel des auditeurs et des inspecteurs. Compte tenu du coût élevé des échecs de conformité, même de petites améliorations peuvent générer des économies significatives (par exemple, une analyse de l'industrie note que de mauvaises soumissions réglementaires peuvent retarder les approbations de plusieurs mois, coûtant des millions en perte d'opportunité).

• Co-rédaction de contenu facilitée : Bien que les connecteurs Copilot soient en lecture seule, ils ouvrent la voie à une rédaction plus intelligente. Microsoft a introduit des plugins Copilot Chat/Agent qui peuvent écrire dans les systèmes. À l'avenir, un agent Copilot pourrait rédiger une nouvelle SOP (dans Word ou Vault) et la proposer pour examen dans Vault. À l'heure actuelle, les connecteurs facilitent la tâche des humains pour s'appuyer sur le contenu existant : un rédacteur réglementaire, par exemple, peut demander à Copilot de « garantir la conformité avec les exigences d'étiquetage de l'UE dans ce document provisoire », et Copilot pourrait mettre en évidence des sections du contenu de Vault provenant de PromoMats ou de RIM qui mentionnent des étiquettes similaires. Cette réutilisation des connaissances institutionnelles peut améliorer la qualité des nouveaux documents.

Scénarios d'étude de cas

Bien que l'intégration Copilot-Veeva soit toute nouvelle, nous pouvons imaginer des scénarios réels inspirés des modèles d'utilisation existants :

• Exemple de marketing pharmaceutique : Une entreprise pharmaceutique mondiale utilisant Veeva Vault PromoMats a des équipes en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Avant le lancement de Copilot, chaque équipe marketing régionale recherchait manuellement les documents d'allégations approuvées dans Vault PromoMats. Avec le connecteur Copilot actif, un responsable marketing peut simplement demander à Microsoft Copilot (par exemple dans Teams ou l'application Copilot) : « Quelles sont les dernières allégations approuvées pour le Médicament X au Brésil ? » Copilot, utilisant les données indexées de Vault, récupère et résume instantanément les documents pertinents, y compris les clauses de non-responsabilité. Il pourrait également suggérer de traduire certains termes (via la capacité de traduction de Copilot) pour répondre aux exigences linguistiques locales, réduisant ainsi l'effort manuel. Selon Veeva, une telle automatisation pourrait s'appuyer sur l'augmentation de 40 % de la réutilisation du contenu (Source: www.veeva.com), ce qui signifie que les équipes réutilisent le contenu existant plutôt que de le réécrire.

• Exemple de qualité et de conformité : Une entreprise de dispositifs médicaux utilise Vault QualityDocs pour les SOP et les CAPA. Un audit est annoncé la semaine prochaine. Le responsable QA demande à Copilot : « Préparez un aperçu de toutes les SOP modifiées au cours du dernier trimestre et identifiez les étapes manquantes requises par les BPF. » Copilot scanne le contenu indexé de QualityDocs, liste les révisions récentes des SOP (avec des citations aux documents réels) et met en évidence les sections qui semblent omettre des clauses requises (en s'appuyant sur son raisonnement IA sur le texte). Cela pourrait réduire la préparation de l'audit de plusieurs jours à quelques heures. De même, Copilot pourrait servir à la formation : il pourrait extraire du contenu de Vault pour générer une présentation de formation ou une FAQ, assurant la cohérence entre les SOP et les supports de formation des employés.

• Exemple d'affaires réglementaires : Une entreprise biopharmaceutique externalisant ses soumissions à des CRO est confrontée à un délai serré. Vault RIM contient toutes les soumissions IND/NDA précédentes. Le responsable réglementaire demande à Copilot : « Listez toute la documentation requise pour la soumission PMDA japonaise de notre médicament oncologique. » Copilot utilise les données de Vault RIM pour compiler une liste de contrôle basée sur les soumissions PMDA passées (par exemple, incluant les noms de chapitres des modules CTD), fait référence à tout formulaire spécifique à l'entreprise, et rappelle même les addenda en langue locale utilisés précédemment. Étant donné que Vault RIM avait suivi les exigences réglementaires, la liste de contrôle générée est exhaustive. L'équipe ne la construit plus à partir de zéro en utilisant des modèles externes ou la mémoire, ce qui accélère le processus de soumission. L'expérience de Parexel avec le pilotage d'un modèle d'IA pour accélérer les rapports de sécurité (Source: www.reuters.com) suggère que de tels outils d'IA peuvent en effet « réduire considérablement le temps et les coûts » pour la documentation réglementaire.

Ces scénarios illustrent la proposition de valeur : en unifiant le contenu Veeva avec Copilot, les organisations peuvent obtenir des informations transversales et une exécution plus rapide. De plus, à mesure que les agents Microsoft Copilot deviennent plus sophistiqués (avec l'introduction de plateformes comme l'Agent Store (Source: www.windowscentral.com), ces connecteurs peuvent alimenter les données d'entreprise dans de futurs flux de travail autonomes, étendant ainsi leur impact.

Discussion : Implications et orientations futures

L'introduction des connecteurs officiels Copilot pour Veeva Vault marque une étape notable dans l'adoption de l'IA d'entreprise pour les sciences de la vie. Elle reflète plusieurs tendances plus larges :

• Convergence de l'IA et du contenu réglementé : L'initiative reconnaît que l'IA générative est plus utile lorsqu'elle est ancrée à des données fiables. Dans les sciences de la vie, où les erreurs peuvent avoir des conséquences juridiques et de sécurité, faire en sorte que Copilot cite Veeva Vault plutôt que des données extraites du web est une approche plus sûre et plus conforme. Cela peut servir de modèle pour d'autres industries réglementées (par exemple, la finance, la défense) cherchant à exploiter les LLM en toute sécurité.

• Écosystèmes de partenaires et IA Low-Code : La stratégie de Microsoft de publier « plus de 100 connecteurs » (Source: learn.microsoft.com) pour Copilot démontre un pas en avant vers un environnement de travail intégré à l'IA. En s'associant à Veeva (et à d'autres ISV), Microsoft permet efficacement l'« IA en tant que service » pour des domaines spécialisés. Cela suit le concept de plateforme d'IA low-code/no-code : les utilisateurs métier pourront bientôt écrire des invites qui combinent des données de Salesforce, ServiceNow, Veeva, SharePoint, et plus encore, le tout via Copilot. Comme l'a noté Gary Stanford de Microsoft, cet écosystème de connecteurs contribue à tenir la promesse d'une productivité axée sur l'IA (Source: techcommunity.microsoft.com).

• Dynamique réglementaire : À l'échelle mondiale, les régulateurs explorent l'IA pour améliorer l'efficacité. Par exemple, le régulateur indien des médicaments, le CDSCO, intègre l'IA pour accélérer les approbations et réduit considérablement les délais d'examen (Source: www.reuters.com). Si les régulateurs eux-mêmes adoptent l'IA, il est tout naturel que les entreprises suivent. Le connecteur Veeva RIM pourrait aider à aligner les processus d'entreprise sur les attentes réglementaires agiles (par exemple, les formats de données standardisés comme l'IDMP). On pourrait envisager un avenir où les requêtes Copilot rationalisent la rédaction des soumissions qui satisfont automatiquement aux exigences de format de données des régulateurs.

• Gouvernance des données et éthique : À mesure que les outils d'IA comme Copilot prolifèrent, les entreprises des sciences de la vie auront besoin d'une gouvernance des données robuste. Les connecteurs facilitent la conformité en filtrant par les autorisations de Vault, mais ils soulèvent également des questions : Comment auditer la formation de Copilot sur des documents sensibles ? Le concept de Microsoft d'index sémantique et d'intégration de citations aide en rendant les sorties de l'IA vérifiables, mais les entreprises peuvent toujours mettre en œuvre des contrôles (par exemple, l'enregistrement des invites et des sorties, comme suggéré par les appels récents à la préservation des invites d'IA (Source: www.reuters.com)). Des directives d'utilisation éthique (comme dans les professions juridiques et médicales) seront probablement nécessaires pour régir la manière dont le texte généré par Copilot est utilisé dans les documents officiels.

• Performance et évolutivité : Sur le plan technique, ces connecteurs sont en préversion et peuvent évoluer. La performance de l'indexation (en particulier pour les très grands coffres avec des millions de documents) et la synchronisation incrémentielle seront des domaines à surveiller. La documentation de Microsoft indique que les très grands fichiers ne sont que partiellement indexés (Source: learn.microsoft.com), et que le contenu basé sur des images ou de l'écriture manuscrite n'est pas du tout pris en charge. Au fil du temps, Microsoft pourrait étendre ses capacités (par exemple, intégrer Azure Cognitive Services pour l'OCR sur les documents numérisés) afin d'élargir la couverture. Les organisations doivent également tenir compte de la capacité : combien d'instances Vault peuvent-elles indexer, et à quelle fréquence ? Cela pourrait avoir des implications sur les quotas de Microsoft Graph et la taille de l'index de recherche.

• Dynamique concurrentielle et du marché : Cette collaboration soulève des questions stratégiques. Veeva a elle-même annoncé des outils d'IA (par exemple, Veeva AI for PromoMats) (Source: www.veeva.com), et Microsoft est à la fois partenaire et concurrent dans les services cloud d'entreprise. De premiers rapports font état de litiges juridiques (par exemple, concernant la marque « Viva ») (Source: www.reuters.com), pourtant les deux fournisseurs partagent des clients communs. Les connecteurs Copilot pourraient renforcer la position de Microsoft dans les budgets informatiques des sciences de la vie, potentiellement en fidélisant davantage d'entreprises à Azure/M365 au détriment de ses concurrents. Inversement, la proposition de valeur de Veeva est renforcée en promouvant l'interopérabilité (on pourrait arguer que c'est bénéfique pour les clients de Veeva). À long terme, l'intégration de l'IA pourrait devenir l'attente de base des éditeurs de logiciels dans ce secteur.

• Extension à d'autres domaines : Bien que nous nous concentrions sur PromoMats, QualityDocs et RIM, de futurs connecteurs pourraient être envisagés pour d'autres systèmes Veeva et non-Veeva. Par exemple, les modules Veeva Vault Safety (pharmacovigilance) ou Medical pourraient être indexés de manière similaire, permettant à Copilot d'analyser les rapports d'événements indésirables ou les documents d'information médicale. Même au-delà de Veeva, toute application des sciences de la vie riche en contenu (données d'essais cliniques, dossiers génomiques, dossiers médicaux EPIC) pourrait être la prochaine étape. La stratégie de Microsoft semble encourager une plateforme ouverte : un développeur peut même créer des connecteurs Copilot personnalisés pour des sources propriétaires via l'API Connectors (Source: learn.microsoft.com).

À la lumière de ces implications, les entreprises devraient envisager des déploiements pilotes. Elles devraient identifier les cas d'utilisation à fort impact (par exemple, la réduction des rapports RIM manuels, l'accélération des approbations de contenu) et mesurer les résultats (gains de temps, réduction des erreurs). Les premiers utilisateurs pourraient publier des études de cas – une fois les préoccupations de confidentialité traitées – pour aider les autres à comprendre le retour sur investissement.

Conclusion

Les connecteurs officiels Microsoft 365 Copilot pour Veeva PromoMats, QualityDocs et Vault RIM sont de nouveaux outils puissants à l'intersection de l'IA et de la gestion de contenu réglementé. En intégrant les documents réglementés de Vault dans Microsoft Graph, ils démocratisent l'accès aux connaissances commerciales critiques : les allégations marketing, les procédures qualité, les dépôts réglementaires – tous peuvent désormais alimenter les flux de travail basés sur l'IA dans l'écosystème Microsoft. Cette intégration promet d'accroître considérablement la productivité des organisations des sciences de la vie, par exemple en permettant à Copilot de rédiger du contenu conforme 50 % plus rapidement (conformément aux propres affirmations d'efficacité de Veeva (Source: www.veeva.com) et de rationaliser les processus réglementaires déjà adoptés par des centaines d'entreprises (Source: www.veeva.com). Tout cela est réalisé tout en préservant les garde-fous nécessaires : les connecteurs respectent le modèle d'autorisations de Vault et fonctionnent dans le cadre des politiques de conformité de l'entreprise (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com).

À l'avenir, ces connecteurs signalent un changement plus large : les entreprises des secteurs fortement réglementés sont censées adopter l'IA – et les fournisseurs réagissent en proposant des intégrations pré-construites et sécurisées. Les équipes réglementaires et qualité qui adoptent Copilot avec les données Veeva peuvent s'attendre à des cycles de décision plus rapides, moins d'erreurs manuelles et une adaptation plus agile au changement. Par exemple, la capacité de Copilot à générer des listes de contrôle de soumission ou des résumés d'audit (avec des citations renvoyant à Vault) peut transformer des semaines de paperasse en quelques minutes d'analyse assistée par l'IA.

En résumé, la suite de connecteurs Copilot Microsoft-Veeva est une avancée stratégique pour la transformation numérique des sciences de la vie. Elle exploite l'IA générative de pointe pour étendre la valeur des référentiels de contenu existants, permettant aux organisations de travailler plus intelligemment et en conformité. À mesure que les réglementations en matière d'IA et les meilleures pratiques d'entreprise évoluent, de tels connecteurs fournissent un modèle pour introduire en toute sécurité l'IA auprès des travailleurs du savoir essentiels à la mission. Pour réaliser pleinement ces avantages, les entreprises devraient investir dès maintenant dans la formation, la gouvernance et les déploiements pilotes, en veillant à ce que la promesse d'une productivité basée sur les données se traduise par des améliorations mesurables – de la réduction du délai de mise sur le marché de nouvelles thérapies à une préparation aux audits plus efficace.

Sources : Documentation Microsoft Learn sur les connecteurs Copilot Veeva (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com) (Source: learn.microsoft.com) ; Documentation produit Veeva (Source: www.veeva.com) (Source: www.veeva.com) (Source: www.veeva.com) ; Blogs techniques et actualités Microsoft (Source: techcommunity.microsoft.com) (Source: www.windowscentral.com) ; Rapports sectoriels et actualités sur l'IA dans les sciences de la vie (Source: www.axios.com) (Source: www.reuters.com). Toutes les affirmations et tous les exemples ci-dessus sont tirés de ces sources faisant autorité.